تعریف مدیریت زمان
مدیریت زمان ( Time management ) عمل یا فرایند طراحی، بکارگیری و کنترل آگاهانه بر روی زمانی است که صرف فعالیت های مشخص می‌شود، به خصوص به منظور افزایش اثر بخشی و کارایی.
اهمیت مدیریت زمان
توانایی شما در مدیریت زمان در کنار بسیاری از عوامل دیگر به شما به عنوان مدیر کمک می‌کند تا موفقیت یا شکست خود را رقم بزنید. زمان یک منبع لازم و ضروری برای دست یافتن به هدف است. زمان گرانبهاترین دارایی شماست. نمی‌توانید آن را ذخیره و یا پس‌انداز بکنید و چون از دست رفت، نمی‌توانید آن را از نو ایجاد کنید. هر کاری که بکنید، نیازمند زمان است و هر چه بهتر از زمان خود استفاده کنید، دستاورد بیشتری به شما تعلق می‌گیرد.
ضرورت مدیریت زمان
سیر در تاریخ نشان میدهد که ضعف در مدیریت زمان، یک مسئله قدیمی است. مسئله‌ای که فناوری آن را به وجود نیاورده و قادر به حل آن نیز نمی‌باشد. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایندهای اداری، کمتر دستخوش کاغذ و ملزومات غیرلازم قرار می‌گیرد، ضعف در مدیریت زمان را نمی‌توان پنهان نمود. برای موفقیت بیشتر، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای نیازمند بکارگیری راهبردهای مدیریت زمان می‌باشیم. این راهبردها برای استفادهٔ بهینه از وقت تنظیم شده و به عنوان روشهایی برای پایش و کنترل زمان به کار می‌رود. با استفاده مؤثر از زمان می‌توان اهداف را مشخص و وظایف و فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی و اولویت بندی نمود.
هدف از مدیریت زمان
علت نیاز به زمان‌بندی برای هر فرد یا مجموعه متفاوت است. یک نفر ممکن است بخواهد با برنامه ریزی فشرده و با داشتن چند شغل به درآمد بیشتر برسد. فرد دیگر احتمالاً با برنامه ریزی و مدیریت کارهایش، زمان لازم برای پرداختن به تفریحات مورد علاقه‌اش را تهیه می‌کند، یا یک کارخانه با برنامه ریزی و مدیریت زمان، شیفت‌های کاری را افزایش میدهد تا به تولید و کارایی بیشتر برسد. دیگری به دنبال موفقیت های بیشتر تحصیلی است و دیگری ...
با نگاه کلی به همه این موارد مشخص می‌شود همگی به دنبال بهتر کردن شرایط هستند. آن‌ها با برنامه ریزی قصد دارند از پتانسیل‌های موجود در مدت کوتاه‌تر و به شکل مفیدتر استفاده کنند. به عبارتی هدف از مدیریت زمان افزایش بازدهی است.
مزایا و فواید مدیریت زمان
|
انرژی بیشتر + |
مشکلات کمتر - |
|
موفقیت بیشتر + |
استرس کمتر - |
|
سلامتی بیشتر + |
عجله کمتر - |
|
تمرکز بیشتر + |
تلاش کمتر - |
|
وقت بیشتر و آزادتر+ |
روابط آزاردهنده کمتر- |
برخی راهکارهای مدیریت زمان
|
کارهای مهم را ابتدا انجام دهید. |
زمانی مشخص برای هر اقدام خود داشته باشید. |
|
|
به تأخیر انداختن کارها را فراموش کنید. |
کارهای شبیه به هم را در یک زمان انجام دهید. |
|
|
زمان های مرده خود را بشناسید. |
کارهای مدنظر خود را هوشمندانه انتخاب کنید. |
|
|
برخی کارها را به دیگران واگذار کنید. |
از تقویم استفاده کنید. |
عوامل مزاحم را بشناسید. |
|
از هدر رفتن زمان خود جلوگیری کنید. |
نه گفتن را یاد بگیرید. |
تمرکز داشته باشید. |
|
اولویت بندی را فراموش نکنید. |
کمال گرایی را کنار بگذارید. |
برنامه روزانه داشته باشید. |
مدیریت زمان های مرده
زمان های مرده به زمان‌‌هایی می‌گویند که بیهوده هدر می‌روند و معمولا از آن استفاده مفیدی نمی‌شود. زمان مرده می‌تواند ۲۰ دقیقه‌ای باشد که شما در تاکسی و یا مسیرها می‌گذارنید، می‌تواند ۱۰ دقیقه تاخیری باشد که در بین جلسات رخ میدهد و یا حتی زمانی باشد که شما بعد از خوردن ناهار، هدر می‌دهید. بیشتر افراد در این زمان‌ها با تلفن همراه خود، کار می‌کنند و یا به چک کردن اخبار روز می‌پردازند. اما اگر بتوانید بر روی این زمان های مرده متمرکز شوید و از آن‌ها به بهترین شکل استفاده کنید، در پایان روز شگفت‌زده خواهید شد.
پیشنهاداتی برای مدیریت زمان بهتر
- اهداف خود را تعیین کنید و سعی کنید که واقع بینانه باشند.
- مسائل را سازمان دهید و برنامه ریزی داشته باشید.
- روابط شخصی رضایت بخشی برقرار کنید.
- تفکر منطقی را در خود تقویت کنید.
- قدر آرامش درونی خود را بدانید.
- روش حل مسئله را بیاموزید.
- کارهای روزانه ای را که باید انجام دهید فهرست کنید و مطابق آن عمل کنید.
- از کارهای خود بازخورد بگیرید.
- با تغییرات سازگار باشید.
- کارهای نا تمام خود را به پایان برسانید.
- روابط اجتماعی خود را تقویت کنید.
- تفکر مثبت داشته باشید و به آینده ای امیدوار باشید.